곧 개최될 프로그램의 공식 “행사 기획자”가 되신 것을 축하합니다! 새로운 책임을 맡게 되었으므로, 예산을 좀 더 효율적으로 쓰는데 도움이 될 만한 아래의 팁을 잠깐 살펴보면 좋을 것입니다…:
1) 시즌/날짜: 어떤 지역에는 성수기와 비수기가 있습니다. 날짜에 따라 상당한 가격 차이가 발생할 수 있습니다. 또한, 귀 단체가 휴가 기간이나 휴가 기간 즈음에 모이게 되는 경우, hotel planner에 문의하는 것이 좋습니다.
a. 조사: 도시를 선택했다면 큰 축제나 컨벤션, 특별 행사(예: 슈퍼볼) 등이 열리는 날짜를 알아보십시오. 아직 날짜를 변경할 수 있다면, 중요한 도시 행사가 있기 일주일 전후로 모임을 계획하는 것이 좋습니다. 큰 행사가 벌어지는 기간에 행사를 계획하게 되면 비용이 많이 들고, 참석자들이 큰 혼란을 겪을 수 있습니다.
2) 주중/주말: 많은 호텔이 주말이나 주중, 둘 중 하나에 수요가 몰립니다. 예를 들어, 기업 단지에 있는 멋진 호텔의 경우, 주말에 파격적인 요금으로 이용할 수 있습니다. 반대로 아름다운 리조트에는 대개 주중에 손님이 많지 않으므로, 저렴한 요금으로 이용할 수 있습니다.
3) 1인 숙박객을 위해 제공되는 요금입니까? 아니면 한 객실에 묵는 여러 숙박객을 위해 제공되는 요금입니까? 객실 요금이 예산에 맞더라도, 한 객실에 묵으려는 인원이 최대 4명일 경우, 객실당 인원이 1명 늘 때마다 10~30달러의 요금이 추가되는 단계별 요금이 적용될 수 있습니다. 요청을 게시할 때는 호텔 단체 요금을 최대한 정확하게 받아볼 수 있도록 알맞은 객실 유형을 반드시 선택해 주십시오.
4) 호텔 입찰 왼쪽에 있는 호텔 정보 버튼을 사용하여 선불 추가 비용이 있는지 알아 보십시오. 관심이 있는 숙박 시설에 리조트 수수료가 있습니까? 주차 요금은 있습니까? 호텔에서 반려동물을 허용합니까? 반려동물을 허용한다면, 추가 비용이 부과됩니까? 호텔 이용 세금 외에 내야 하는 필수 수수료가 있습니까? 이러한 추가 비용이 상당한 금액이 될 수 있습니다. 귀하의 계획과 호텔이 제공하는 서비스가 얼마나 잘 맞는지에 따라 일부는 협상의 여지가 있습니다.
a. 요금에 무엇이 포함되어 있는지 살펴보십시오. 어떤 호텔은 객실을 구매하면 무료 조식, 숙박객을 위한 오후 환영회, 피트니스 센터 이용 또는 인터넷 연결을 제공합니다. 이러한 세부 서비스를 제공하는 호텔을 이용하면 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 호텔에서 전반적으로 더욱 많은 경험을 할 수 있습니다. 이러한 부가 가치 상품은 호텔 단체 요금 바로 아래의 호텔 입찰 코멘트 섹션에서 확인할 수 있습니다.
5) 음식 및 음료: 호텔에 머무는 기간 중에 연회를 계획하고 있다면, 단체 요청에 그러한 정보를 넣으십시오. 그래야 귀 단체의 연회 요구 사항을 수용할 수 있는 호텔에서만 답변을 줄 것입니다. 또한 연회장을 갖춘 호텔의 경우, 단체 고객이 호텔의 식음료 서비스와 연회 시설을 이용할 경우, 단체 객실 공간을 마련해 주거나 할인을 추가로 해 줄 가능성이 더 높습니다. 예산 내에서 필요한 서비스를 모두 제공하는 호텔을 찾았다면, 호텔 문의 버튼을 사용하여 메뉴를 알아보십시오. 또한 서비스료와 세금을 확인하십시오. 연회 메뉴 가격 외에 서비스료와 세금이 20~40% 추가될 것입니다. 비용을 절감하는 방법:
a. HotelPlanner.com에서 식음료에 대해 20~50%의 할인 협상을 시도할 것입니다. 호텔 입찰 코멘트 섹션에서 할인이 얼마나 되는지 확인하십시오.
b. 호텔에 제출할 샘플 메뉴 및 모든 예상 비용을 생각하십시오. 예를 들어, 1인당 목표/예산 금액에 맞추어 다양한 조식 빵, 과일 주스, 커피/차가 모두 포함된 조식 메뉴를 정하고, 예산에 맞춰 호텔에서 메뉴를 변경해줄 수 있는지 알아보십시오. 대부분의 Hotel Planner 호텔은 단체에 무료 조식을 제공합니다. 이러한 부가 가치 상품도 호텔 입찰 코멘트 섹션에서 확인할 수 있습니다.
c. 호텔 식당의 메뉴를 살펴보십시오. 소규모 단체라면 호텔 식당이나 인근 음식점을 이용할 수도 있습니다.
6) 시청각: hotel planner 판매 담당자에게 시청각 장비와 관련한 요구 사항을 전달하고, 각각의 비용을 문의하십시오. LCD 플레이어의 경우 대여 비용이 비쌉니다. 직접 구매하는 것이 나을 수도 있지만, 본인의 장비를 가져가게 되면 “관련” 비용이 발생할 수 있으므로 담당자에게 문의하십시오.
7) 모임 공간 대여: 객실 수와 회의 참가 인원수가 일치하는 경우, 회의실 대여에 좀 더 협상의 여지가 있을 가능성이 높습니다. 전시 공간이 필요하거나, 갑자기 인원수가 늘어나거나 더 큰 회의실이 필요한 경우(예를 들어 객실은 하룻밤에 10실을 계약하는데 인원이 100명이 되는 경우), 회의실 대여료를 지불해야 할 것입니다. Hotel Planner는 다음과 같은 경우에 모임 공간 대여료를 귀하에게 유리하게 협상할 수 있습니다. a) “수요가 적은 기간(need period)”에 모임이 있을 경우(예: 휴일 및/또는 비수기), b) 숙박 일수당 식음료 지출이 클 경우(예: 참석자들이 조식, 점심, 오전/오후 간식, 연회/저녁을 먹을 경우), c) 귀 단체의 행사가 선택한 호텔 객실을 모두 매진시킨 경우.
8) 활동 근접성: 귀 단체는 밤에 자유 시간이 많습니까? 혹은 숙박 시설 외부에서 하는 활동을 계획하고 있습니까? 어떤 경우든 참석자들이 현지의 여러 관광 명소에 걸어서 갈 수 있다면, 기획자든 개별 참석자든 비용 부담을 줄일 수 있습니다. 밤에 자유 시간이 많고 걸어서 갈 수 있는 거리에 관광 명소가 있을 경우, 참석자들은 택시비를 지출하거나, 주차장에서 차를 빼서 몰고 잘 모르는 도시에서 길을 찾는 수고를 하지 않아도 된다는 점에 좋아할 것입니다. 외부 활동을 계획할 경우, 외부 행사장으로 왕복하는 교통 비용이 상당히 많이 들 수 있습니다. 여러 행사 장소와 가까운 호텔을 선택한다면, 참석자들이 걸어갈 수 있으므로 비용을 절약할 수 있습니다. 호텔 입찰 왼쪽에 있는 호텔 정보 버튼을 클릭하여 주변 지역 지도를 보면, 지도 오른쪽에서 현지 관광 명소 목록 및 호텔에서 각 장소까지의 거리를 확인할 수 있습니다. Hotel Planner는 특정 위치와의 거리 순으로 귀하가 선택한 모든 호텔들을 정렬할 수 있습니다. 호텔 입찰 상단에 있는 상자에서 정렬 기준을 선택하십시오.
9) 교통: 많은 참석자가 항공편으로 도착한다면, 예상 행사 날짜에 주요 도시의 항공권 가격을 신속히 알아보십시오. 여러 도시를 검토할 경우, 어느 한 도시의 항공권 가격이 다른 도시에 비해 훨씬 더 저렴할 수도 있습니다. 마찬가지로 각 호텔 입찰 왼쪽에 있는 호텔 정보 버튼을 사용하여 공항의 셔틀 및 택시 요금과 공항에서 호텔까지 이동하는 데 걸리는 시간에 관한 정보를 확인하십시오.
10) 업그레이드 및 편의 시설: Hotel Planner 담당자는 귀 단체에게 단체 요금으로 한 번의 스위트룸 무료 업그레이드 기회를 사용할 것인지, 또는 귀 단체의 VIP 참석자에게 무료 편의 시설을 제공할 것인지 항상 문의할 것입니다. 이런 특별한 배려를 귀 단체에 알리고, 추가 비용 없이 제공해 드릴 수 있습니다.
11) 보너스 한가지 더! 객실 50개당 객실 1개 무료로 제공: 이는 대부분의 호텔에서 일반적으로 제공하고 있는 서비스로, 단체에서 예약한 객실 50개당 객실 하나를 무료로 제공해 드립니다! 어떤 호텔은 1박 기준으로 객실을 50개 이상 예약해야, 객실 50개당 객실 하나를 무료로 제공합니다. 누계 기준으로 이 서비스를 제공하는 숙박 시설도 있습니다. 어떤 숙박 시설은 객실 40개당(혹은 그 미만) 하나를 무료로 제공합니다. Hotel Planner와 제휴하는 업체 중에는 1박 기준으로 최소 10개 객실당 객실 하나를 무료로 제공하는 호텔이 많이 있습니다. 무료 객실 상품은 호텔 단체 객실 요금 입찰의 코멘트 섹션에서 확인할 수 있습니다.
협상에 행운을 빕니다! 이제 행사 계획을 진행하셔도 좋습니다!