여러분이 가장 먼저 생각해야 할 것은 도시 밖에서 오는 손님을 위해 현지 호텔에 객실을 예약하는 것입니다. 최악의 사태는 가족 모임 몇 달 전에 손님이 근방 호텔로 전화를 걸어 객실을 문의했지만 1박에 500달러나 하는 객실만 남아 있거나 큰 회의나 스포츠 행사로 모든 객실이 꽉 찼을 경우입니다. 그래서 큰 행사를 치르기 전에 충분한 시간 여유를 두고 1~2개의 호텔에 특별 요금으로 손님을 위한 객실을 예약하는 것이 중요합니다. 대부분의 호텔에서는 최소 예약 객실 수가 1박에 10개 이상이어야 특별 요금을 제공해 줍니다. 1박당 30개 이상을 예약하려는 경우 2~3개 호텔에 단체 객실을 나누어 예약하는 것이 좋습니다. 그러면 모임에 오는 손님들이 여러 지역과 가격에서 선택할 수 있습니다.
여러분은 가족 구성원이 가족 모임에 관심을 보이고, 기대해 주길 바랄 것입니다. 따라서 사전 준비가 중요합니다. 완벽한 위치를 선정하는 데서부터 시작하십시오. 당사의 기술은 동시에 여러 모임 위치를 검색할 수 있으므로 위치 선정에 특화되어 있습니다. 여러분은 모든 가족 구성원이 쉽게 찾아올 수 있도록 모임 장소가 중간 위치이길 원합니다. 또한, 남녀노소 관계없이 모든 가족 구성원이 여행을 즐길 수 있도록 모든 연령층에 맞는 관광지와 즐길 거리가 가득하길 바랍니다. 최악의 사태는 가족 모임 몇 달 전에 호텔로 전화를 걸어 객실을 문의했지만 1박에 500달러나 하는 객실만 남아 있거나 큰 회의나 도시 행사로 모든 객실이 꽉 찼을 경우입니다. 그래서 큰 행사를 치르기 전에 충분한 시간 여유를 두고 1~2개의 호텔에 특별 요금으로 손님을 위한 객실을 예약하는 것이 중요합니다. 대부분의 호텔에서는 최소 예약 객실 수가 1박에 10개 이상이어야 단체 객실 공간을 마련해 주지만, 연회장을 함께 사용할 경우 제한이 낮아질 수도 있습니다.
이 목표를 달성하려면 여러 군데의 호텔에 다짜고짜 전화를 걸어서는 안 됩니다. 호텔에서 제시하는 첫 견적 금액으로 객실을 예약하는 것은 가족이나 여러분에게나 아무 도움이 안 됩니다. 또한, 호텔에 대한 정보가 부족하므로 결정을 내리기 전에 모든 편의 시설에 대한 체계적이고 상세한 정보를 습득하는 것이 중요합니다. 첫 단계는 인터넷에서 호텔 요금을 알아보는 것입니다. 인터넷에서 여러 호텔의 요금을 쉽게 비교할 수 있는 곳은 HotelPlanner.com(
www.HotelPlanner.com)입니다. 이 시스템의 가장 큰 장점은 무료인 데다 이용하기 매우 쉽다는 것입니다. 가족 모임을 열 후보 장소와 날짜를 입력하기만 하면, 나머지는 HotelPlanner.com에서 알아서 검색해 줍니다. 특정 호텔에 치우치지 않고 명확하고 체계적인 방식으로 여러 도시에 있는 호텔의 단체 요금을 동시에 검색할 수 있습니다. 또한 이 정보를 통해 위치나 가격, 호텔 브랜드별로 검색을 정렬할 수 있습니다. 계정 담당자가 배정되어 귀하가 최저 가격으로 호텔을 예약할 수 있도록 보장해 줄 뿐만 아니라, 예약 절차도 도와 줍니다. 객실 요금이 매우 저렴하더라도, 까다로운 취소 정책이나 고액의 현금 보증금, 의무적인 리조트 수수료와 같이 기타 숨겨진 비용이 포함되어 있는 경우가 있으므로, 예약 절차는 매우 중요합니다. HotelPlanner.com 계정 담당자는 예약 절차는 물론, 귀하가 직면할 수 있는 다른 모든 문제까지 기꺼이 도와 드립니다. 호텔을 선택한 후에는, 무료로 귀하의 가족 모임 전용 온라인 예약 웹사이트를 개설해 드립니다. 이 웹사이트를 활용하면 가족 구성원이 호텔을 확인하였는지 파악하는데 도움이 됩니다.